Google I/O Extended Suwon 후기 #1 - 준비과정

  안녕하세요. 이 포스팅을 시작으로 GDG Suwon의 공식적인 첫번째 이벤트였던, "Google I/O Extended Suwon" 의 후기를 시작하려고 합니다. 

총 3개의 챕터로 '준비과정', '행사당일', '마무리 및 회고' 순서로 후기를 진행할 예정입니다.

#김나연님께서 제작해주신 Google I/O Extended Suwon 배너 이미지

<< GDG Suwon >>

  Google I/O Extended Suwon의 준비과정을 이야기하려면, GDG Suwon에 대해서 이야기를 하지 않을 수 없는 것 같습니다. 왜냐하면 GDG Suwon은 올해 5월에 다시(?) 생성된 따끈따끈한 챕터이고, Google I/O Extended Suwon이 GDG Suwon의 공식적인 첫번째 이벤트였기 때문입니다.

  GDG Suwon은 사실 2012년 4월에 @nurinamu님 외 여러분들과 함께 수원지역에서 Google 기술을 함께 공부하고 성장하기 위해 만들어졌었습니다. 약 1년간 운영이 되다가 GDG Seoul로 통합되어, Seoul을 중심으로 수도권에 계신 많은 개발자 분들이 모여서 성장하고 큰 규모의 행사들도 진행할 수 있게 되었습니다. 그 후 Google에서 신규 챕터 모집이라는 글을 통해 GDG Suwon이 재 결성되었으며, 실제로는 올해 5월 GDG Suwon부터 새로운 챕터로 인사를 드리게 되었습니다.

#4년만에 GDG 운영진을 다시 시작하게될 줄이야

  GDG Suwon의 현재 운영자는 박수빈님과, 방진호님, 그리고 저 Jake Yoon 총 3명이 운영을 하고 있으며, 수원지역에 계신 개발자분들이 모여서 대화하고 공유하고 성장하면서 모두가 "짱짱개발자" 가 되는 것을 꿈꾸고 있습니다. 비록 모두 개인적으로 회사에서 일을하고 있고, 심지어 두 분은 자녀와 가정이 있지만 짬짬이 힘을 내어 Google I/O Extended Suwon을 준비하였습니다.

#여러분이 모두 짱짱개발자만 될 수 있다면...

<< 첫번째 GDG Suwon 운영진 모임 >>

  처음으로 GDG Suwon 운영진이 모였던 날이 생각납니다. GDG Suwon이라는 모임을 결성하고 첫번째 행사를 무엇을 할 것인가? 라는 고민을 했었고, Google I/O Extended가 시즌이기도 하고 컨셉과 테마도 있으니 비교적 쉽게 준비할 수 있지 않겠나? 라고 생각했던 것 같습니다. 그래서 그 모인 첫날에 Google I/O Extended Suwon을 진행하는 것으로 도원결의를 하고 GDG Suwon을 재밋게 이끌어보자고 다짐했던 것 같습니다.

#5월 18일 첫번째 운영진 오프라인 모임에서 

<< Google I/O Extended Suwon 시작 >>

  그렇게 저희는 Google I/O Extended Suwon을 진짜로 제대로 계획을 시작하게 되었습니다.

  Google I/O Extended는 Google I/O 에서 나온 Google의 기술 중, 서로 대화하고 공유하면 좋을 것 같은 세션들을 준비해서 컨퍼런스 형태로 진행하는 행사입니다. 이를 Google에서는 각 지역 혹은 기술단위로 진행하는 것을 가이드하고 있고, 저희는 수원지역에서 Google I/O Extended Suwon을 진행한 것 입니다.

  컨퍼런스 형태의 행사를 진행하려면 행사 컨셉으로 시작해서, 브랜딩, 규모, 장소, 일정, 시간, 컨텐츠, 발표자, 선물, 식사, 유료무료여부, 홍보, 네트워킹, 소통, 메일 공지 등등 많은 일들을 진행해야합니다. 

  이를 위해서 매번 오프라인 모임을 할 수 없어서, 행아웃이나 구루미 등을 통해 온라인으로 회의를 주로 진행하였고 주로 회의시간은 밤 12시에 자녀를 모두 재우고 업무를 마친뒤에 시작할 수 있었던 것 같습니다. 그리고 회의는 매우 실용적으로 진행해서, 각자의 Role을 나누고 그 Role의 진행상황을 체크하면서 하나씩 완성해갔던 것 같습니다. 

  지금 생각해보면, 매우 하드코어하게 진행되었는데도 불구하고 불평 없이 최선을 다해 노력해주신 GDG Suwon의 운영자님들께 지금을 비로소 다시 한번 감사드립니다.

<< 행사 준비 초기의 어려움 >>

  사실 행사를 준비하게되면, 초기에 가장 어려운 것은 규모 선정, 일정 선정, 장소 선정 입니다. 그 이유는 규모를 어떻게 선정하느냐에 따라 정할 수 있는 장소가 결정되고, 일정에 맞춰진 장소가 있어야 장소가 결정될 수 있습니다. 심지어 일정에 따라서 참석할 수 있는 사람들의 성격이 달라져서 규모가 달라집니다. 마치 불편한 뫼비우스의 띠가 발생하는 것이죠.

#행사 준비 초기의 뫼비우스의 띠

  GDG Suwon 운영자들은 위 세 가지 조건 중 일정을 먼저 Fixed 하면서 행사 컨셉을 만들고 이를 기반으로 장소를 검토하기로 하였습니다. 

<< 일정 >>

  일정은 평일과 주말 중 고민이 많았는데, 주말에 사람들이 개발자 행사를 하게되면, 뭔가 집에서 쉬어야 할 때에 나오는 불편함이 있을 것 같고, GDG Suwon의 행사가 얼마나 가치있는지를 아직 모르는 상황에서 주말에 다른 일정을 포기하고 오는 것은 어렵다고 약간은 후퇴했던 것 같습니다. 즉, 일정은 평일 저녁 퇴근 후에 잠깐 쉬면서 좋은 정보도 얻어가고 GDG Suwon을 알아가실 수 있도록 하는 것으로 정했습니다.

<< 장소 >>

  일정이 정해지니 장소를 알아보기 시작했습니다. 규모보다 장소가 먼저였던 이유는 저도 약 4년간 수원에서 근무를 하고 있지만, 이렇게 행사를 준비해본 경험이 없어서 수원에 이런 행사를 할 수 있는 곳이 어떤 곳이 있는지, 어디에 있는지 조차 들어본적이 없었기 때문입니다.

  장소를 정하면서 규모를 조정하면 좋을 것 같다고 생각하였고, 퇴근 시간마다 수원에서 안가본 장소들을 가보거나, 온라인 검색을 통해서 혹시라도 좋은 장소가 있진 않는 지를 1주일간 탐색하였습니다. 

  그 탐색의 결과 @방진호 님께서 "광교 경기문화창조허브" 라는 곳을 발견하였습니다. 이 곳은 너무나도 세련되고, 비영리 단체에게는 대관료도 받지 않으며, 동수원 IC 근처에있어 교통도 매우 편리하다는 것을 알게되었습니다. (진호님 짱짱 ㅠㅠ)

#"수원에도 이런 공간이?!!" 광교 경기문화창조허브 사진들

  사실 "광교 경기문화창조허브" 에서도 저희와 같이 개발자 행사를 진행하는 비영리 단체를 찾고 있었고, 어떻게 보면 서로의 비즈니스 모델이 정확히 맞은... 천생연분의 만남이었습니다.

<< 규모 >>

  규모는 생각보다 간단했습니다. 이벤트 홀의 크기가 대략 100명 정도를 수용할 수 있었고, 100명 under에서 우리가 감당할 수 있다고 생각하는 숫자를 계산했습니다. 그 숫자는 80이었고, 80명 규모로 사람을 모아보는 것으로 계획하였습니다. (사실 이렇게 계획은 했지만 어떻게 하면 80명을 모을 수 있을까? 라는 고민을 계속 했던 것은 사실입니다.

<< 발표자 >>

  행사가 여유롭게 준비되고 있진 않았기 때문에 지인찬스를 활용하였습니다. 

사실 발표자 모집 글을 남기고, 홍보도 하면서 발표자 모집을 하였지만 저희가 내부적으로 발표자 모집 목표로 하고 있던 날짜까지 단, 한분도 지원하지 않았습니다. ㅠㅠㅠㅠㅠ 아마 GDG Suwon의 첫 번째 행사라는 것도 있고, 아직까지는 사람들이 의문을 가지고 있었기 때문이 아닐까 라고 생각합니다. ㅠㅠㅠㅠㅠㅠ 그래서 저희는 도움을 요청했습니다. 이 도움에 성실히 응해주시고 결국 좋은 컨텐츠를 만들어주신 @권태환 님, @양찬석 님, 그리고 @David Michael Barr 님께 정말로 감사드립니다.

  참가자 후기에서 나왔던 내용들을 기반으로 몇 가지를 적자면, 행사에서 나왔던 내용들이 한결같이 주옥같고 의미있었다는 것입니다. 심지어 원어민 영어로 진행되었던 @David Michael Barr 님의 Web Assembly 세션도 Web 알못이던 저에게도 이해가 되고, 도전이 될만한 주제로 진행해주셔서 너무 좋았던 것 같습니다.

#급하게 요청드렸지만, 프로패셔널하게 행사를 이끌어주신 감사한 스피커 분들

<< 컨텐츠 >>

  컨텐츠는 Google I/O Extended 라는 타이틀을 가지고 있었기 때문에, 그리고 스피커 분들을 모집했고, 그 분들의 발표를 신뢰했기 때문에 큰 걱정이 없었던 것이 사실입니다. 하지만 GDG Suwon의 첫 행사이고, 이 행사를 통해 GDG Suwon의 역할과 이를 통해 사람들이 서로를 알아가는 재미를 주어야한다고 생각했기 때문에, Keynote와 Networking 시간을 조금 다르게 구성해보았습니다.

  #Keynote

  Keynote 를 준비하면서, 가장 중요하게 생각했던 것은 "공감" 이었습니다. 이 행사를 준비할 수 있도록 해주신 많은 분들께 감사의 인사를 돌리고, GDG란 무엇인지? GDG Suwon이란 무엇인지? 왜 필요한지에 대해서 이야기하였습니다. 그리고 마지막으로 이 행사의 Agenda를 소개하는 것으로 Keynote를 마무리하였습니다. 좀 더 자세한 Keynote에 대한 이야기는 다음 포스팅에서 하도록 하겠습니다.

  #Networking

  Networking을 어떻게 하면 가장 효율적일 수 있을까에 대한 고민이 많았습니다. 많은 고민을 하던 중 2014년도에 진행된 GDG Global Summit이 떠올랐습니다. GDG Global Summit 행사장의 참석자 자리에는 빨간, 파란, 초록, 노랑색의 모자들이 한개씩 있었고 자리에 앉으면서 '선물인가?' 라는 생각으로 모자를 하나씩 집어들고 썼습니다. 알고보니 모자의 색상은 하나의 그룹을 형성할 조건이 되었고 결론적으로 같은 모자 색상을 가진사람들 끼리 모여서 토론을 할 수 있도록 하였습니다.

#2014 GDG Global Summit 

  이 아이디어를 기반으로 저희도 무엇인가 참석자에게 선물도 주고 그 선물을 통해 Networking을 시작하면 좋을 것 같다는 생각을 하였습니다. 그리고 @박수빈님께서 행사장에서 주는 뺏지의 색상을 다르게하면 좋을 것 같다는 의견과 @Jake님이 6명이상의 사람이 모이면 결국 이야기하지 않고 구경하는 사람이 생긴다는 의견을 포함해서 같은 색상은 5개씩으로 구성된 뺏지들을 제작하였습니다.

#16가지 색상의 Google I/O Extended Suwon 뺏지들

   또한 모이는 분들이 최소한 같은 관심사를 가지고 있으면 대화가 잘 이루어질 수 있을 것 같다는 @방진호 님의 의견을 포함해서, 체크인 시에는 자신의 관심사를 설문조사하는 듯한 패널을 보여드리고 스티커를 붙이시는 곳에 따라 뺏지를 분류해서 드렸습니다. (모르셨죠? 다 계획된 것이라는 사실을..)

#설문조사 패널 결과

  이렇게 Networking을 진행한 뒤의 후기는 다음 포스팅에서 자세히 이야기해드리겠습니다.

<< 브랜딩 >>

  Google I/O Extended Suwon의 전체적인 이미지와 브랜딩은 너무 짧은 시간동안 많은 것을 준비해야했기 때문에, Google I/O Extended Seoul에서 이미 브랜딩된 이미지를 많이 활용하였습니다. 

  심지어 @박수빈님과 저 @Jake Yoon은 Google I/O Extended Seoul 행사에 스태프로 참여하면서, Google I/O Extended Seoul이 준비되는 과정을 보고, 그 과정에서 준비되어있던 디자인 머터리얼을 공짜로 얻어오기도 하였습니다. 그 얻어온 디자인 머터리얼을 재구성해서 Google I/O Extended Suwon에서 활용하였습니다. 

  이렇게 디자인 머터리얼을 제공해주신 @조은 님과 디자인해주신 @김나연 님에게도 감사를 드립니다. (__)

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#디자인 머터리얼들

<< 참석자 선물 >>

  무엇보다 참가자들이 행사에서 많이 피부로 느끼는 것이 "참석자 선물" 이기 때문에, 참석자 선물도 고민이 많았습니다. 기본적으로 평일 저녁에 진행되는 행사이기 때문에, 식사를 못하고 오시는 분들이 많을 것이라고 생각하여 저녁식사와 식후 커피를 준비했습니다. 저녁식사를 준비하며 업체측과 딜을 통해 콜라를 얻어주신 @방진호님 +_+.. 수고하셨습니다. 또한 평일 저녁에 퇴근 후 오는 분들이 많을 것이라 생각되어 저희는 주차비에 대해서 심도있게 검토하였고 주차권을 드리는 것을 홍보의 요소로 활용하였습니다.

  개발자 행사라면 빠질 수 없는 티셔츠와 앞에 언급했었던 뺏지, 그리고 Networking과 마무리 세션에 활용할 깜짝 선물들을 준비하였습니다.

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#참석자 선물들

<< 홍보 >>

  아마 이번 행사 준비단계의 꽃은 홍보가 아닌가 생각합니다.

  이번 행사는 GDG Suwon의 공식적인 첫번째 행사이므로, 이 행사에 대한 사전정보도 없는 상황에서 어떻게 하면 많은 사람들에게 짧은 시간동안 알릴 수 있을 것인가? 또한 수원지역의 개발자들은 모두 어디서 행사 정보를 얻는 것일까? 라는 고민에 빠졌습니다.

  그래서 저희는 다음과 같은 전략을 사용하였습니다. 

  첫 번째, 홍보할 컨텐츠 최대한 빠르게 만들기. 홍보할 컨텐츠가 있어야 홍보를 할 수 있기 때문에, 최대한 빠르게 행사홍보용 사이트와 Facebook Group을 만들었습니다. 사이트를 만들 때에도 시간이 가장 중요했기에, (그리고 웹 개발자가 없었기에..) wix.com 을 활용하여 거희 하루만에 만들고 참석자들에게 공유하며, 피드백을 통해 조금씩 개선해 나가도록 하였습니다. 

#Google I/O Extended Suwon 홍보 사이트 

  두 번째, bit.ly에 parameter를 추가한 여러 개의 링크를 만들어서, 어떤 곳에 홍보하는 것이 의미를 갖는 지 분석하였습니다. 홍보를 하는 것도 중요하지만, 홍보가 과연 어떻게 진행되고 있는 지를 수치로 확인하는 것이 중요합니다. 홍보글을 아무리 많이 올려도, 실제로 홍보가 되지 못하고 참석자가 증가하지 못하는 경우가 있는데, 대부분 홍보처가 잘못되었거나 홍보하는 방법이 틀렸을 경우 입니다. 단 기간 홍보를 통해 최적의 솔루션을 찾아서 홍보를 진행할 수 있어야했기 때문에, 비교적 간단한 방법이지만 수치를 한눈에 볼 수 있는 parameter를 활용하여 링크를 여러개 만드는 방식을 채택했습니다.

  방법은 매우 간단합니다. 홍보물 link를 bit.ly를 통해서 링크를 만드는데, 홍보처별로 링크 주소를 조금 다르게 만드는 것입니다. 그리고 그 링크를 각 홍보처별로 홍보를 하면 홍보처별로 실제 유입된 카운트를 바로 확인할 수 있습니다. bit.ly 에서는 무료 버전이더라도 실시간으로 유입수를 확인할 수 있으므로 매우 유용합니다.

#bit.ly에 parameter를 통한 사이트 통계 예측

  세 번째, 행사가 준비되는 과정을 지속적으로 참석자들과 공유하면서, 이 행사가 잘 준비되고 있음을 알리기. 

  제가 생각했을 때, 이 세 번째 전략은 매우매우매우 중요합니다. 홍보를 했다고 해서, 혹은 참석신청을 했다고 해서... 그 참가신청을 하신 분이 이 행사를 모두 이해하고, 이 행사를 참여할 확률은 매우 적습니다. 아마 무료행사의 경우 이 비율은 더 적을수도 있을 것 같습니다. 그렇기 때문에, 이 행사의 준비되는 과정을 참가신청을 하신 분들 혹은 참가신청을 하실 지도 모르는 분들과 소통하고, 공유하는 것 입니다. 단, 이 과정이 너무 반복이 되거나, 너무 지루한 내용을 전달해서도 안됩니다. 왜냐하면 가끔은 오히려 Do not disturb를 시키고 싶게 만들 수도 있기 때문이죠. 어쨋든 행사 장소가 확정 되거나, 발표자의 정보가 확정 되거나, 행사에 있을 이벤트들이 확정되었을 때 이 것을 참가자들과 공유하는 것이 유익하다고 생각되면, 최대한 공유하는 것이 좋다고 생각합니다.

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#참석자들과 공유했던 내용들

  이렇게 적고보니 준비과정만... 내용이 너무 많은게 아닌가 ... 라는 생각도 들지만 ..?

  저희가 이번 Google I/O Extended Suwon을 준비하면서 겪었던 경험들 그리고, 나누고 싶은 것들을 모두 적어본 것 같습니다. 다음 포스팅부터는 실제 Google I/O Extended Suwon 행사 당일의 모습, 그리고 행사 마무리 후의 회고 등을 적어보도록 하겠습니다.

  긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

글쓴이 : GDG Suwon 운영자 윤재석